Учёт в кафе: склад, списания и ревизии
Остаток — это не число, а история
В системе учёта остаток нигде не хранится как «на складе 4,2 кг лосося». Он вычисляется из движений: сколько пришло, сколько ушло. Движений всего четыре вида, и любое расхождение — это всегда одно из них, забытое или заведённое неверно.
1. Приход
Накладная от поставщика. Это единственное место, где в систему попадает цена продукта: всё остальное — себестоимость блюд, фудкост, стоимость остатка на складе — считается уже из неё. Не завели приход — продукт для системы бесплатный, а склад уходит в минус ровно в тот момент, когда его начинают расходовать.
2. Расход по продаже
Самое важное движение, и его никто не делает руками: при продаже блюда система берёт его технологическую карту и списывает со склада всё, что в ней указано, — по брутто, с учётом отхода, разворачивая вложенные полуфабрикаты до закупаемых ингредиентов.
Продали двадцать роллов — со склада ушли рис, нори, лосось, соус в тех количествах, которые прописаны в картах. Именно поэтому кривые техкарты ломают весь склад: списание идёт по ним, а не по тому, что реально положил повар.
3. Ручные списания
Всё, что ушло не через продажу: брак, порча, просрочка, разбитое, питание сотрудников, проливы, угощение гостя за счёт заведения. Это самая нелюбимая часть учёта — её ведут неохотно, потому что «мелочь».
Но именно из этой мелочи растёт расхождение на ревизии. Продукт физически исчез, в системе он числится — и в конце месяца выглядит как недостача, то есть как воровство. Отмеченное списание брака превращает скандал в строчку расходов.
4. Перемещения между складами
Актуально, когда точек больше одной или есть отдельный производственный цех. Перемещение — всегда два действия: отправили и приняли. Если принимать забывают, товар зависает «в пути»: с одного склада ушёл, на другой не пришёл.
Ревизия: сверка с реальностью
Ревизия (она же инвентаризация) отвечает на один вопрос: совпадает ли то, что система насчитала, с тем, что реально лежит на полке. Порядок простой: сотрудник взвешивает и пересчитывает остатки, вносит факт, система сама подставляет свою цифру и показывает разницу — в количестве и в деньгах.
После завершения ревизии учётный остаток приравнивается к фактическому, а период закрывается для правок: задним числом провести документ уже нельзя. Иначе смысл теряется — посчитали факт, а потом кто-то дописал вчерашнюю накладную, и цифра снова неверна.
Как часто считать
Полная ревизия по всему складу — раз в месяц. Дорогие и ходовые позиции — чаще, вплоть до ежедневного пересчёта в конце смены: лосось, икра, сыр, алкоголь. Считать всё каждый день невозможно, а десять позиций за десять минут — вполне.
Что делать с расхождением
Первая реакция «значит, воруют» почти всегда неверна, особенно в первые месяцы после запуска. Разбирать нужно по порядку — от самого частого к самому редкому:
- Не заведён приход или заведён не на тот склад.
- Ошибка в техкарте: нетто вместо брутто, забытый отход, не тот компонент.
- Не отмечены списания брака и питания персонала.
- Перемещение отправлено, но не принято.
- Пересчитали неправильно: забыли остаток в морозилке или во втором холодильнике.
- И только потом — недовес поставщика, нарушение закладки на кухне, воровство.
Практическое правило: разбирайте не все позиции, а верхние по сумме отклонения. Двадцать строк с расхождением на сто тенге не стоят разговора, одна на двести тысяч — стоит.
Отдельная история — полуфабрикаты
На ревизии на кухне всегда стоят вёдра готового соуса, замаринованное мясо, варёный рис. Считать их нужно как есть — в готовом виде, отдельной строкой, потому что в системе у полуфабриката собственный остаток. Раскладывать ведро соуса обратно на майонез и специи не нужно: система сделает это сама, когда соус пойдёт в блюда.
Почему в первые месяцы всё равно не сходится
Это нормально и означает не провал, а то, что учёт начал показывать реальность. Первая ревизия обычно вскрывает накопленные за годы ошибки, а не события прошлого месяца. К третьей-четвёртой расхождение обычно приходит к рабочей норме — и вот тогда цифра начинает что-то значить: если в спокойный месяц оно вдруг выросло вдвое, это повод разбираться предметно.
Как это устроено у нас
В DelRes все четыре движения — приход, автосписание по продажам, ручные списания и перемещения — ведутся в одном месте, а остаток по любому складу виден на любую дату. Ревизия заполняется прямо в системе или загружается из таблицы, если считать удобнее на бумаге; после завершения период закрывается автоматически.
Складов и торговых точек может быть сколько угодно, отдельной платы за них нет: 20 000 ₸ в месяц за торговую точку, все возможности включены.
