Система учёта для общепита: какие отчёты нужны и как их читать
Продажи: ежедневный минимум
Базовый отчёт, который смотрят каждое утро за вчера: выручка, количество чеков, средний чек, скидки. Само по себе число выручки говорит мало — работают только сравнения: с прошлой неделей в тот же день недели и с тем же периодом прошлого года.
Отдельно стоит держать в поле зрения скидки. Это единственная строка, которая растёт сама по себе: промокоды, «постоянному гостю», компенсации за опоздание. Если доля скидок в выручке ползёт вверх месяц к месяцу, кто-то раздаёт их щедрее, чем задумано.
ABC-анализ: что на самом деле держит выручку
Самый недооценённый отчёт. Он делит меню на три класса: A — позиции, которые дают примерно 80 % выручки, B — следующие 15 %, C — оставшиеся проценты. Обычно оказывается, что тридцать позиций кормят заведение, а сорок существуют для галочки.
Читать его нужно в трёх разрезах сразу, и самое интересное — там, где классы не совпадают:
- A по выручке, C по количеству — дорогая позиция, которую берут редко. Банкетный сет, большая пицца. Убирать нельзя, но и рассчитывать на неё как на основу нельзя.
- C по выручке, A по количеству — дешёвое и очень ходовое: соус, добавка, кофе. В деньгах почти ноль, но именно оно формирует привычку возвращаться. Снимать такие позиции ради «оптимизации меню» — классическая ошибка.
- C по всем трём — кандидат на удаление. Не продаётся, не приносит денег, но занимает место в меню, склад под ингредиенты и внимание повара.
Себестоимость и фудкост
Смотреть раз в неделю или хотя бы раз в месяц. Здесь важна не сама цифра, а её динамика: если фудкост по заведению вырос на три пункта, деньги уже уходят, просто это ещё не видно в кассе.
Причин обычно три: подорожали продукты, а цены в меню не пересматривали; изменился состав продаж в сторону блюд с высокой себестоимостью; кривые техкарты. Подробно о том, откуда берётся эта цифра, — в статье про техкарты и калькуляцию.
Остатки и движение продуктов
Отчёт, который открывают не по расписанию, а по поводу: перед ревизией, при подозрении на воровство, когда себестоимость блюда внезапно скакнула. Он отвечает на вопрос «куда делось» — показывает по каждому продукту приход, расход и остаток за период. Подробности — в статье про склад и ревизии.
PNL: сходится ли всё вместе
Отчёт о прибылях и убытках — единственный, который отвечает на главный вопрос: заведение заработало или проело. Выручка минус себестоимость продуктов, минус зарплата, аренда, коммуналка, комиссии агрегаторов и эквайринга.
Смотреть раз в месяц, после закрытия периода. Здесь чаще всего и обнаруживается, что при растущей выручке прибыль стоит на месте: выросли не продажи, а доля заказов через агрегаторы с их комиссией.
Клиенты: кто возвращается
Для доставки и заведений с программой лояльности — отчёты по клиентской базе: кто заказывает регулярно, кто заказал один раз и пропал, кто перестал приходить после трёх месяцев активности. Из этого следует не «сделать рассылку всем», а точечная работа: вернуть тех, кто уже покупал и знает вас, дешевле, чем найти новых.
Ритм: что и когда смотреть
| Когда | Что | Какое решение |
|---|---|---|
| Каждый день | Продажи за вчера, средний чек, скидки | Заметить провал сразу, а не через месяц |
| Раз в неделю | Фудкост, позиции-выбросы | Поднять цену или поправить техкарту |
| Раз в месяц | PNL, ревизия, движение продуктов | Понять, где утекают деньги |
| Раз в квартал | ABC-анализ меню, клиентская база | Убрать балласт из меню, вернуть ушедших гостей |
Главная ошибка — смотреть всё и не делать ничего
Заведение, которое каждый день открывает пять отчётов и ничего по ним не меняет, находится ровно в том же положении, что и заведение без системы учёта, — только тратит на это время. Польза появляется в момент, когда из цифры следует действие: сняли позицию, подняли цену, сменили поставщика, поговорили с кухней.
Поэтому начинать лучше с двух отчётов, а не с двадцати: продажи каждый день и фудкост раз в неделю. Когда по ним начнут приниматься решения, остальные добавятся сами.
Как это устроено у нас
В DelRes отчёты собираются из тех же документов, которыми ведётся ежедневная работа: отдельно «вносить данные для аналитики» не нужно. Продажи, ABC, фудкост, остатки, PNL, отчёты по клиентам и сотрудникам доступны сразу, с разбивкой по организациям и торговым точкам, и выгружаются в Excel.
Система учёта для общепита стоит 20 000 ₸ в месяц за торговую точку. Отдельной платы за аналитику, интеграции или количество пользователей нет.
